وب سایت های بزرگ، به دلیل حجم اطلاعات بالا توسط یک تیم اداره می شوند. برای اینکه به عنوان مدیر بدانید هر شخص کارهایش را به درستی انجام داده است لازم است تا شخص با نام کاربری خود وارد شود و برای اینکه نقش های متفاوت به اعضا بدهید لازم است تا دسترسی های هر شخص متفاوت باشد تا فقط در حوزه کاری خود فعالیت نماید.
همچنین وب سایت شما نیاز به تعریف مشترک دارد تا خدمات خاصی به آنها داده شود. تمامی این کارها در وب سایت های طراحی شده پورتال ایده به سادگی قابل انجام است.
تعیین سطح دسترسی کاربران یکی از نیازهای اساسی هر وب سایت هست که در آن کاربران با نقشهای کاربری مختلف و دسترسیهای گوناگون فعالیت میکنند. هر وبسایت بعد از مدتها فعالیت پیشرفت کرده و رشد و نمو پیدا میکند که هم جهت با همین گذشت زمان شما نیاز به همکارانی پیدا میکنید تا دسترسیهای گوناگونی براشون تعیین کنید تا در هر بخش از سایت از یک فرد متخصص و کاربلد استفاده کنید.
به عنوان مثال کاربر 1 در زمینه تولید محتوا ، قراردادن گزارشات تصویری پیشرفت پروژه و ... فعالیت دارد . در حالی که بخش حسابداری دسترسی به اطلاعات مالی دسترسی دارند .